Onboarding: hoe zorg je voor een soepel inwerktraject voor nieuwe medewerkers in Duitsland?

Het is gelukt: je (eerste) Duitse medewerker heeft het contract getekend en gaat binnenkort bij jou aan de slag. Misschien denk je dat het moeilijkste gedeelte achter de rug is, maar nu begint de inwerkperiode - en deze is niet geheel onbelangrijk als je die nieuwe medewerker ook daadwerkelijk wilt houden. Hieronder ontdek je hoe je de fasen van kennismaking tot zelfstandig functioneren het beste kunt aanpakken en hoe je de inwerkperiode optimaal kunt vormgeven.

Het contract is ondertekend. Wat nu?

De opzegtermijn is in Duitsland vaak langer dan in Nederland. Soms hangt dit af van hoe lang je al bij het bedrijf werkt, maar drie tot maximaal zes maanden is in Duitsland niet ongebruikelijk. Hoe kun je deze tijd gebruiken om je nieuwe medewerker zo goed mogelijk voor te bereiden en te enthousiasmeren voor het werken bij jouw bedrijf?

Net nadat het contract is getekend, zul je waarschijnlijk eerst nog regelmatig contact hebben - totdat alle documenten voor de HR-afdeling goed en wel geregeld zijn. Maar ook daarna is het belangrijk om met enige regelmaat contact te houden met je nieuwe werknemer. Staat er een bedrijfsfeest op de planning? Nodig hem of haar alvast uit om kennis te maken met het team. Schrijf je nieuwe werknemer in voor de interne nieuwsbrief en houd hem of haar op de hoogte van veranderingen of andere interne updates. Weet je dat hij of zij op vakantie gaat/was, wens je aanstaande collega dan van tevoren een fijne en ontspannen vakantie of neem achteraf contact op om te vragen hoe het was. De laatste weken bij het bedrijf waar je nieuwe medewerker weggaat, kunnen soms best onprettig of stressvol zijn, dus zorg ervoor dat het duidelijk is dat hij of zij bij jullie in een warm bad terechtkomt.

Deze “rustperiode” is het begin van een band opbouwen met jouw bedrijf. Het inwerken van je nieuwe medewerker begint dus niet pas op zijn of haar eerste werkdag, maar idealiter direct na het tekenen van het contract.

Je nieuwe collega gaat bijna beginnen

De eerste werkdag op een nieuwe werkplek is altijd spannend. Stuur je kersverse medewerker daarom ongeveer twee weken van tevoren een gedetailleerde agenda voor die dag, zodat je collega weet wat hem of haar te wachten staat. Geef wat meer informatie over:

• Waar en hoe laat moet de werknemer zich melden en door wie wordt hij of zij verwelkomd?

• Hoe ziet de eerste dag/week en het introductieprogramma eruit?

• Welke werkmaterialen zal hij of zij ontvangen?

• Moet de werknemer zelf iets meenemen, zoals bijvoorbeeld lunch? 

• Vindt er een persoonlijke overdracht plaats met de collega die deze positie hiervoor heeft vervuld?

• Wie zal hij of zij die dag nog meer ontmoeten?

• Zijn er belangrijke dingen die de nieuwe werknemer alvast moet weten? Bijvoorbeeld de datum van een aanstaande beurs of een bedrijfsevenement. 

De eerste drie maanden

De eerste werkdag zit erop en de nieuwe medewerker begint zijn of haar plek langzaam te vinden. Nu is het belangrijk om ook voor de komende weken een goede structuur te hebben en niet zomaar dingen over de schutting te gooien. Uit onderzoek blijkt namelijk dat chaos tijdens de eerste drie tot zes maanden in een bedrijf een van de belangrijkste redenen is waarom nieuwe werknemers een organisatie weer verlaten.

Zorg ervoor dat de onboardingdocumenten, samen met het gehele inwerktraject, goed gestructureerd zijn, maar ook weer niet te uitgebreid of rigide. Het moet vooral goede aanknopingspunten bieden, zodat de medewerker goed genoeg weet wat hij of zij kan verwachten. Dit laat de kersverse collega zien dat zijn of haar rol belangrijk is en dat het bedrijf zorgvuldig heeft nagedacht over hoe hij of zij zo snel mogelijk zelfstandig aan de slag kan.

Zorg ervoor dat de volgende punten vanaf het begin duidelijk zijn: 

• Wie zijn de (directe) collega's?

• Wie zijn de contactpersonen op welke afdelingen?

• Zijn er algemene regels waar ze van op de hoogte moeten zijn? Zijn er kledingvoorschriften? Hoe worden onkosten afgehandeld?

• Vertrouwd raken met het product of de service. Meelopen in support of productie?

• Hoe zien de procedures en (interne) processen eruit? 

• Wie zijn de klanten? Kennis van de branche verdiepen.

• Gestructureerde overdracht (van klanten) samen met de vorige collega? Inclusief bijbehorende prioriteitenlijst.

  
  

Natuurlijk verschilt het inwerktraject per bedrijf en functie, dus zorg ervoor dat je van tevoren de belangrijkste punten op een rijtje zet en maak een checklist, zodat er tijdens het inwerken niets wordt vergeten.

De eerste drie maanden zitten erop!

Als het goed is, functioneert de werknemer nu grotendeels zelfstandig en is de proefperiode achter de rug. Nu is het belangrijk om de medewerker niet aan zijn of haar lot over te laten, maar hem of haar op de achtergrond te blijven ondersteunen. Waarschijnlijk heb je op dit moment ook het eerste feedbackgesprek gepland. Bespreek tijdens deze meeting niet alleen het functioneren in termen van kennis en prestaties, maar vraag ook hoe de medewerker zich voelt in de nieuwe werkomgeving. Heeft hij of zij het gevoel goed te worden ingewerkt? Wat zijn zijn of haar eerste ervaringen met betrekking tot de ondersteuning van en samenwerking met het team? Zijn er nog onduidelijkheden of heeft de nieuwe medewerker nog iets nodig om zijn of haar inwerkperiode te optimaliseren? Gebruik de feedback uit dit gesprek om jouw inwerkprogramma verder te verbeteren, zodat het zo optimaal mogelijk is afgestemd op de behoeften van je nieuwe medewerker en je bedrijf.

Na zes maanden: de medewerker is ingewerkt

Als alles volgens plan verloopt, kan de nieuwe medewerker zijn of haar taken na zes maanden helemaal zelfstandig uitvoeren. Natuurlijk altijd met ondersteuning van een team dat openstaat voor vragen en advies kan geven wanneer daar behoefte aan is. Nu is het tijd voor een tweede feedbackgesprek om het inwerktraject af te sluiten. Zorg ervoor dat alle onduidelijkheden worden opgehelderd, dat er geen vragen meer zijn rondom de inwerkperiode en dat er nogmaals ruimte is voor feedback. Op dit moment zou de medewerker een goed overzicht moeten hebben van alle interne processen en kan hij of zij dus gefundeerde feedback geven en eventueel suggesties doen voor verbeteringen.

Hierna kun je overgaan op jaarlijkse feedbackgesprekken, waarbij je doelen kunt evalueren en het functioneren met betrekking tot zowel de persoonlijke als commerciële ontwikkeling kunt bespreken.

Op zoek naar Duitse medewerkers?

Ben je op zoek naar Duitse medewerkers of heb je advies nodig bij het inwerken van je Duitse collega's? Neem dan contact met ons op. Bij Gateway to Germany hebben we al meer dan 20 jaar ervaring met het werven van Duits personeel voor Nederlandse bedrijven. Wij staan voor je klaar met advies en ondersteuning.