Recruitmentbureau Duitsland: wie kan mij helpen aan passende kandidaten?

Nederlandse bedrijven die actief zijn op de Duitse markt of dat willen worden, lopen vaak tegen een probleem aan: ze zoeken een Duitse medewerker om de business in Duitsland verder te ontwikkelen. Maar hoe vind je deze Duitse medewerker?

Alhoewel het vinden van gekwalificeerd personeel een lastige klus is, vormt de werving en selectie in Duitsland een extra uitdaging. Misschien heb je zelf al pogingen ondernomen om geschikte kandidaten te vinden? Daarbij heb je waarschijnlijk vastgesteld dat dit niet zonder slag of stoot gaat. Recruitment in Duitsland werkt anders dan werving in Nederland.

Het is dan ook niet gek om hulp van een recruitmentbureau in te schakelen bij het vinden van je nieuwe Duitse medewerker. Maar daar word je geconfronteerd met de volgende vraag. Recruitmentbureaus zijn er namelijk in alle soorten en maten: welke ga je kiezen? Dat is van een aantal factoren afhankelijk. In de eerste plaats is het afhankelijk van welke positie je probeert in te vullen natuurlijk. Echter spelen ook je verankering op de Duitse markt en je toekomstige doelen een grote rol.

In welke fase bevind je je?

De vraag die aan de basis van je zoektocht naar een geschikt recruitmentbureau moet liggen is: in welke fase bevind je je in Duitsland op dit moment? De mate waarin je je gevestigd hebt in Duitsland is sterk van invloed op de keuze voor een geschikte partner voor de werving en selectie in Duitsland. Om hier wat structuur en eenheid in aan te brengen, hebben wij vier scenario’s gedefinieerd met daaraan gekoppeld een passende oplossing. In het vervolg van dit artikel gaan we op deze scenario’s in.

Sceario 1 - Duitsland lonkt, de eerste klanten dienen zich aan

Je business in Nederland is over de afgelopen tijd naar een solide basis uitgegroeid. Je hebt je Nederlandse marktpositie goed uitgebouwd en verstevigd. Door je bedrijvigheid en netwerk kom je in contact met eerste leads uit Duitsland. Het ziet er veelbelovend uit. Ook al is de markt relatief onbekend voor je, je wil de leads opvolgen, omdat je de kennis en capaciteit hebt. Toch weet je op dat moment niet hoe jouw zaken zich in Duitsland verder zullen ontwikkelen en of je business in Duitsland zal doorgroeien. Dit maakt het risico te groot, om op zoek te gaan naar een Duitse medewerker. Misschien heb je ook overwogen om een handelsagent in te schakelen, maar dit is om een aantal redenen in veel gevallen niet de juiste keuze. 

In de kern heb je iemand nodig die de aanvragen uit Duitsland voor je op kan pakken, maar die daarnaast ook in een voorkomend geval andere taken op zich kan nemen. Het is wenselijk dat deze persoon nauw betrokken is bij de organisatie, omdat Duitsland nu eenmaal een andere markt is en het opvolgen van leads een goede test case kan zijn voor de verdere expansie naar die markt. In zo’n geval doe je er verstandig aan om een Nederlander met kennis van en ervaring op de Duitse markt in dienst te nemen. Je zoekt iemand met relevante werkervaring in de branche en een grote mate van zelfredzaamheid. Daarnaast moet deze persoon ervaring opgedaan hebben in de acquisitie in Duitsland en kennis hebben van de taal en cultuur. Eveneens moet hij bekend zijn met belangrijke regelgeving als het gaat om export en expansie naar Duitsland.

Voor een dergelijk functieprofiel is het raadzaam om samen te werken met een Nederlands recruitmentbureau met kennis over de branche en de vereiste (sales gerelateerde) vaardigheden. Hierdoor wordt er vooral gekeken naar de match op basis van affiniteit met de producten en/of dienstverlening waar jij je op gespecialiseerd hebt. De kennis over de branche kan goed getoetst worden door een Nederlandse recruitmentpartij uit dat werkveld. De werkervaring in Duitsland en de kennis over de Duitse markt kunnen dan als extra zoekcriteria meegenomen worden in de werving en selectie. Afhankelijk van de branche waarin je opereert, kun je iemand dicht bij de Duitse grens zoeken vanwege de afstanden of juist niet. Praktische vraagstukken zoals verkoopstructuren en de frequentie aan klantbezoeken liggen veelal aan deze keuze ten grondslag.

Hier kleven voor jou als werkgever c.q. ondernemer veel voordelen aan. Ten eerste doe je aan risicobeperking. Je kunt deze nieuwe medewerker ‘verplaatsen’ naar Nederland, mochten de aanvragen uit Duitsland opdrogen. Ten tweede staat deze medewerker dichterbij de organisatie dan een eerste Duitse medewerker bij deze toch wel spannende stap op de nieuwe markt. Ten derde vormt deze nieuwe medewerker de verbindende schakel als de business in Duitsland echt aanslaat en je je expansieplannen verder vorm wilt geven door wel personeel in Duitsland aan te nemen.

Scenario 2 - Duitsland bewijst zich, Duitsland smaakt naar meer

Dan de volgende fase in je expansieambities, je bent namelijk al een stap verder. Als je je in deze situatie begeeft, is Duitsland namelijk geen compleet nieuwe markt meer voor je. De afgelopen jaren heb je voor het eerst zaken kunnen doen met de oosterburen. Dit ging met vallen en opstaan, want je hebt veel nieuwe, onbekende hobbels moeten nemen. Het heeft zijn vruchten afgeworpen. De eerste Duitse referenties leidden tot nieuwe leads en nieuwe klanten. Al met al hebben de eerste stappen in het ‘project Duitsland’ je goede lessen geleerd. Ook laten de cijfers zien dat een verdere ontplooiing op de Duitse markt lucratief kan zijn. Door de marktanalyses die je verricht, krijg je een beter beeld van je concurrentiepositie en de bevestiging dat er mogelijkheden zijn om te groeien. Kortom, het smaakt naar meer!

Echter heb je niet de capaciteiten of de mankracht, om je in Duitsland met acquisitie bezig te gaan houden. Daarnaast: het is een totaal andere markt en kennis over het reilen en zeilen aldaar is van doorslaggevend belang om de prille successen uit te bouwen naar iets bestendigs. Je hebt iemand nodig die zijn weg kent in de branche, een relevant netwerk heeft en weet wat het is om een merk op te bouwen. Hierdoor valt de beslissing om iemand in Duitsland aan te nemen, omdat dat op basis van de strategie en de recente successen een verantwoorde keuze is.

De activiteiten van de nieuwe medewerker in Duitsland worden in samenspraak met Nederlandse collega’s gedaan. De nieuwe Duitse medewerker zal, zeker in de beginfase, intensief met zijn andere collega’s moeten samenwerken, omdat vrijwel alles, behalve de acquisitie, vanuit Nederland geregeld wordt. Hierdoor zijn korte lijntjes en frequente meetings van groot belang, zodat de nieuwe medewerker in Duitsland verder kan pionieren. 

Deze situatie vraagt om een recruitmentbureau met zowel kennis van de Nederlandse markt als van de Duitse markt. In de eerste plaats heb je een partner nodig die niet voor het eerst een Nederlands bedrijf bij het vinden van een Duitse medewerker begeleidt. Het moet een partij zijn die bekend is met alle typische struikelblokken en uitdagingen. Het moet een partner zijn die goed ingevoerd is in de Nederlandse werkcultuur en typische Nederlandse organisatiestructuren. Daarnaast moet het een partij zijn die weet wat er gevraagd wordt, om een Duitse medewerker op afstand goed in te werken en onderdeel van het team te laten zijn.

Dat is de Nederlandse kant het verhaal. Wat net zo belangrijk is, is kennis van de Duitse markt. Wat is een goede vertaling van de Nederlandse vacature naar de Duitse markt? Welke functievereisten zijn daarbij passend en welk opleidingsniveau mag je verwachten? Waar kan de wervingscampagne naar de nieuwe collega het beste uitgezet worden? Wat zijn ook passende arbeidsvoorwaarden in Duitsland? Een recruitmentpartij die Nederlandse bedrijven bij de expansie naar Duitsland begeleidt, heeft op al deze vlakken ervaring. Deze partij zorgt ervoor dat het functieprofiel duidelijk gedefinieerd wordt en dat er in het juiste gebied geworven wordt. Hij adviseert je over onderwerpen zoals contractuele voorwaarden en het onboarden. Op die manier zorg je ervoor dat het in dienst nemen van je eerste Duitse medewerker soepel verloopt en dat je je ambities in Duitsland kan waarmaken.

Scenario 3 - Lokale helden voor lokale vraagstukken

Na de initiële expansie volgt een fase waarin je met een andere blik naar Duitsland gaat kijken. In deze fase ben je sinds jaar en dag op de Duitse markt vertegenwoordigd en het voelt als een tweede thuismarkt. Door succesvolle uitbreiding vanuit Nederland heb je in de loop der jaren een organisatie in Duitsland weten op te tuigen die steeds meer op eigen benen is komen te staan. Natuurlijk worden er nog steeds zaken centraal vanuit het hoofdkantoor in Nederland aangestuurd, maar dit is ook logisch want hier ligt de oorsprong. Daarnaast is de hoogste managementlaag en daarmee de besluitvorming in Nederland gebleven. Je hebt de klassieke struikelblokken voor Nederlandse bedrijven die de oversteek wagen overwonnen. Er werd een Duitse entiteit opgericht, je hebt je ingelezen en laten informeren over de Duitse wet- en regelgeving. Ook is duidelijk geworden dat Duitsland toch wat groter is dan Nederland. Daardoor ken je de regionale verschillen en weet je dat dit consequenties heeft voor de structuur van je team. Je wil namelijk wel zorgen voor een goede regionale spreiding, zodat je de volle potentie van de markt kunt benutten. Afhankelijk van je business ben je in een dergelijke situatie afhankelijk van de lokale expertise en het lokale netwerk.

In een situatie zoals deze doe je er vaak goed aan om met een Duits recruitmentbureau samen te werken. Met je positie op de Duitse markt ben je al dusdanig vervlochten qua operationalisering en netwerk dat je door veel van je concullega’s al als ‘Duits bedrijf’ wordt gezien. Qua sales gaat de verdere ontplooiing van de markt ook niet meer om het bewerken van onontgonnen gebieden. Je hebt bestaande structuren en wil je acquisitie intensiveren door ook in de haarvaten van de Duitse economie door te dringen. Daarnaast wil je op het gebied van aftersales en service je klanten een omvattend en betrouwbaar pakket aanbieden. Om twee redenen ben je daarom bij een Duits recruitmentbureau aan het juiste adres. Ten eerste is het niet zonder reden dat je jouw onderneming tot deze positie hebt ontwikkeld in Duitsland. Dit getuigt van solide ondernemerschap en een goed beeld van de markt. Je weet waarschijnlijk dus goed wat de functievereisten voor je nieuwe collega zijn. Ten tweede gaat het om regionale posities, waardoor het werven via gangbare business platforms zoals LinkedIn en XING weliswaar mogelijk is, maar niet altijd succesvol zal zijn. Het vraagt een lokale aanpak en strategie. Vandaar dat je bij een Duits recruitmentbureau met vakinhoudelijke kennis over de branche en/of de in te vullen positie aan het juiste adres bent. Een dergelijke partner heeft andere mogelijkheden zoals lokale jobportals en/of talent pools, om zo jouw nieuwe collega te vinden.

Scenario 4 - Multinationals: internationale structuren vragen een internationale aanpak

Als je sterk verankerd op de Duitse markt bent, kan dit natuurlijk ook betekenen dat je als onderdeel van een grotere organisatie op meerdere markten vertegenwoordigd bent. Jouw bedrijf heeft een zeer internationaal karakter. We spreken hier dan over een concern of een multinational met een groot personeelsbestand verspreid over verschillende landen. Duitsland is één van de markten die onderdeel uitmaakt van een grotere organisatiestructuur. Misschien wordt de Europese afzetmarkt wel als één geheel gezien. Door de grootte van de organisatie zijn werving- en selectieprocedures centraal geregeld vanuit het hoofdkantoor. Daardoor zijn de functievereisten en het functieprofiel strak gedefinieerd en gaat het in veel gevallen om functies die in verschillende landen ingevuld werden of ingevuld moeten worden. Het kan hierbij om verschillende soorten functies gaan: sales, operations, customer service, consultants etc.

Mocht je je in de bovenstaande situatie herkennen, dan adviseren wij om met een internationaal recruitmentbureau samen te werken. De grootte en het internationale karakter van het bedrijf zorgen ervoor dat dit de meest voor de hand liggende partij is. Dit heeft onder meer te maken met de schaalbaarheid van de processen. Zoektochten naar passende kandidaten kunnen indien nodig direct over meerdere landen uitgezet worden. Wervings- en selectieprocedures zijn niet nieuw en waarschijnlijk in hoge mate geprofessionaliseerd binnen de eigen organisatie. De vacatures in kwestie zijn in het verleden vaker ingevuld, waardoor de vereisten en de verwachtingen jegens de nieuwe medewerker op voorhand duidelijk zijn. Er zijn veel gekwalificeerde en ervaren wervingsbureaus die in dit geval kunnen ondersteunen. De dienstverlening zal in dat geval niet zozeer over het vormgeven van het sollicitatietraject en het presenteren van een shortlist gaan. Het gaat eerder om het opzetten van wervingscampagnes, het headhunten en het aandragen van geschikte kandidatenprofielen.

Samenvattend

Na al deze informatie kunnen we ons voorstellen dat het je een beetje duizelt. Veel factoren spelen immers een rol en tussen de categorieën hierboven bestaan ook geen harde grenzen. Het kan goed zijn dat verschillende punten uit categorieën je aangesproken hebben. Om toch even orde in de chaos te scheppen, hebben we de verschillende categorieën in een overzicht gezet.

Situatie	Aanbevolen type recruitmentbureau	Reden	Focus van het recruitmentbureau
Eerste aanvragen uit Duitsland, maar nog geen vertegenwoordiging	Nederlands recruitmentbureau	Zoekt een Nederlander die Duits spreekt en de markt kent	Kennis van Nederlandse arbeidsmarkt, screening op taal- en cultuurkennis
Nederlandse onderneming wil uitbreiden naar Duitsland	Nederlands-Duits recruitmentbureau	Kennis van beide markten, strategische ondersteuning	Kennis van zowel de Nederlandse als de Duitse markt, gespecialiseerd op het vinden van Duitse kandidaten en strategisch advies over marktentree
Al langere tijd actief in Duitsland, zoekt lokale medewerker	Duits recruitmentbureau	Lokale expertise en netwerk nodig, vergaande professionalisering in Duitsland	Directe toegang tot Duitse kandidaten, kennis van Duitse wet- en regelgeving
Groot internationaal concern met centrale aansturing	Internationaal recruitmentbureau	Schaalbaarheid en internationale processen	Wereldwijde talentpools, gestandaardiseerde wervingsprocessen

Wil je meer weten?

Hebben we je aan het denken gezet? Heb je behoefte om meer informatie te ontvangen of jouw concrete situatie een keer te bespreken? Neem dan contact met ons op! Gateway to Germany is al sinds meer dan 20 jaar gespecialiseerd op het gebied van recruitment in Duitsland met eigen vestigingen in Utrecht en Düsseldorf. We denken graag met je mee en helpen je graag bij jouw ambities op de Duitse markt. Zo wordt ook jouw business in Duitsland een nog groter succes!