Nederlandse ondernemers die hun diensten of producten in het buitenland aan willen bieden, komen al snel uit bij Duitsland. Het is een voor de hand liggende keuze: je bent dicht bij je klant en hebt tegelijkertijd de grootste economie van Europa te pakken. Win-win, zou je zeggen. Maar voordat je jouw eerste Duitse klanten aan de haak kunt slaan, zul nog een berg papierwerk uit de weg moeten ruimen - waaronder een registratie bij de Duitse KvK. En zo meld je je aan bij de KvK Duitsland.
Moet je je überhaupt aanmelden bij de KvK Duitsland?
Dat hangt ervan af hoe je in Duitsland van start wilt gaan: probeer je de markt vanuit Nederland te veroveren of wil je een bedrijf vestigen in Duitsland? Als je vanuit Nederland aan de slag gaat – dus je producten of diensten exporteert – val je onder de Nederlandse wet en hoef je je niet bij de Duitse KvK aan te melden. In het tweede geval – ook wel direct investment genoemd – beschik je over activa in Duitsland, zoals medewerkers of een kantoor. Dan val je dus onder de Duitse belastings- en boekhoudingsverplichtingen. Meestal gebeurt dit in vorm van een GmbH, het Duitse equivalent van de Nederlandse B.V. Je bent dan verplicht je bedrijf bij de KvK Duitsland te laten registreren.
Bij welk register moet ik mijn bedrijf aanmelden?
In Nederland is er een centrale Kamer van Koophandel. Daar meld je jouw bedrijf aan zodra je als ondernemer aan de slag wilt gaan; ongeacht je bedrijfsvorm, de producten of diensten die je aanbiedt en de regio waar je bedrijf gevestigd is. De bureaucratie van Duitsland heeft echter niet voor niets een bepaalde reputatie. Als je je bij de Duitse KvK wilt aanmelden, hangt het namelijk van je werkzaamheden en locatie af bij welk register je moet zijn.
IHK
Kleine en middelgrote industriële bedrijven en handelaren in Duitsland zijn verplicht zich bij de Industrie- und Handelskammer in te schrijven. In tegenstelling tot Nederland gaat het hier niet om een centraal bureau; je schrijft je in bij de IHK in de regio waar je bedrijf gevestigd is. De IHK is ook het aanspreekpunt voor (startende en ervaren) ondernemers en informeert deze over de nieuwste ontwikkelingen. Bijvoorbeeld omtrent wet- en regelgeving, arbeidsrecht etc. De IHK is de grootste ‘Duitse KvK’ en een lidmaatschap is voor veel bedrijven verplicht. Er gelden echter uitzonderingen: voor bedrijven uit de ambachtelijke sector en voor boeren en freelancers is de inschrijving bij de IHK vrijwillig.
HWK
Als je een ambachtelijk beroep uitoefent, laat je je bedrijf (ook) bij de Handwerkskammer, de kamer van ambachten, registreren. De HWK beheert het ambachtsregister (Handwerksrolle) waarin alle eigenaars van vergunningplichtige handwerkbedrijven moeten worden ingeschreven. Ook de HWK’s zijn in Duitsland regionaal gevestigd.
Standeskammern
Vrije beroepen zoals kunstenaars, artsen, architecten en advocaten, moeten zich in Duitsland vaak inschrijven bij branchespecifieke registers. Een lidmaatschap bij de IHK en de bijbehorende inschrijving in het handelsregister is voor hen vrijwillig.
Er is dus niet een Duitse KvK, maar er zijn dus verschillende registers waar een Duits bedrijf zich hoort in te schrijven.
Wanneer jij de Duitse markt betreedt, richt je waarschijnlijk een GmbH op, waarvoor er een verplichting tot inschrijving in het Duitse Handelsregister bestaat. Daarvoor is een registratie bij de IHK nodig. Algemeen zou je dus kunnen zeggen dat de IHK de Duitse KvK is.
Wat is het Duitse Handelsregister?
Het Handelsregister is een register waarin alle informatie over het aantal en het soort handelsondernemingen in Duitsland wordt verzameld. Een vermelding in het Duitse handelsregister wekt vertrouwen bij potentiële Duitse klanten – nog een voordeel van het hebben van een bedrijf in Duitsland.
Welke rol speelt de KvK Duitsland bij het oprichten van een GmbH?
Voordat je in Duitsland een bedrijf kunt oprichten, zal de IHK jouw handelsnaam moeten goedkeuren. Nadat deze is goedgekeurd, stelt een notaris de oprichtingsakte (Gesellschaftsvertrag) op waarmee hij of zij jouw GmbH onder andere bij het Amtsgericht gaat inschrijven. Op zijn beurt registreert het Amtsgericht jouw GmbH definitief bij de IHK, wat ervoor zorgt dat je bedrijf in het Handelsregister komt te staan. Pas nadat jouw GmbH daar geregistreerd is, heeft je bedrijf juridisch bestaansrecht in Duitsland.
Hoe kom ik aan een Duits KvK-nummer?
Om in Duitsland echt aan de slag te kunnen gaan, heb je nog een Duits KvK-nummer nodig. In Duitsland heet dat een HRB-nummer bij vennootschappen of een HRA-nummer bij overige bedrijfsvormen – eenmanszaken en personenvennootschappen. Dit nummer krijg je automatisch zodra je bedrijf staat ingeschreven bij het Duitse Handelsregister. Dit is het geval wanneer het aanmeldingsverzoek van jouw Duitse notaris bij het verantwoordelijke Amtsgericht (de kantonrechter) is goedgekeurd en alle benodigde formaliteiten zijn afgehandeld.
Ik heb een KvK-uittreksel nodig, waar krijg ik die?
Een KVK-uittreksel heet in het Duits Auszug aus dem Handelregister of Mitgliederbescheiningung. Deze vraag je aan bij de regionale IHK, HWK of het Gewerberegister waar jouw bedrijf geregistreerd staat.
Moet ik me verder nog ergens inschrijven?
Er zijn veel voordelen verbonden aan het oprichten van een Duits dochterbedrijf. Zo verklein je de afstand tot je klanten, wek je vertrouwen bij potentiële Duitse klanten en geniet je fiscale voordelen. Maar je moet wel in gedachten houden dat het oprichten van een Duits bedrijf kein Kinderspiel is en aardig wat papierwerk tot gevolg heeft. Naast de IHK zul je jouw bedrijf ook bij een aantal andere instanties moeten inschrijven. Vaak is de eerste stap de registratie bij het Gewerbeamt, waarna je jouw USt-ID (Umsatzsteuer Identifikationsnummer) – je Duitse btw-nummer – krijgt. Het Gewerbeamt stuurt je gegevens daarna door naar o.a. de belastingdienst en de IHK, waarop deze jou voor een registratie benaderen.
Duizelt het je na dit uitstapje naar de Duitse bureaucratie? Gateway to Germany werkt nauw samen met een aantal gespecialiseerde partners die zich dagelijks in Duitse en Nederlandse oprichtingsprocessen verdiepen. Wij adviseren en ondersteunen je graag bij het oprichten van een Duits dochterbedrijf – en dat allemaal volledig in het Nederlands.
Wil je meer weten?
Neem dan contact op via 030 252 6640 of vul het contactformulier in.
Deze tekst is in samenwerking met schrijfster en vertaalster Simone Sollberger ontstaan.