Alles over administratie en belastingen bij je eerste werknemer in Duitsland

Je hebt je eerste Duitse werknemer gevonden en aangenomen. Gefeliciteerd met deze eerste stap om de Duitse markt te veroveren! Nu begint het minder leuke, maar niet minder belangrijke onderdeel van je business in Duitsland: de administratie, belastingen en boekhouding.

Om schijnzelfstandigheid en hoge boetes te voorkomen, is het belangrijk dat je als Nederlandse werkgever de juiste maatregelen neemt. Daarvoor heb je verschillende mogelijkheden: het oprichten van een Duitse BV (GmbH), je registreren als buitenlandse werkgever of samenwerken met een employer of record (EOR). In dit artikel bespreken we deze drie opties en helpen we je bepalen welke aanpak het beste bij jouw bedrijf past.

Waar moet je rekening mee houden?

Duitsland staat bekend om zijn complexe belastingstelsel, wat voor internationale bedrijven vaak een uitdaging vormt. Zodra het werk- of verkoopgebied van de nieuwe werknemer in Duitsland ligt, is hij of zij daar belastingplichtig.

• Inkomstenbelasting (Einkommenssteuer)

• Winstbelasting (Körperschaftssteuer en Gewerbesteuer)

• Omzetbelasting (Umsatzsteuer)

• Loonbelasting (Lohnsteuer)

• Sociale zekerheidsbijdragen voor ziektekosten-, pensioen-, werkloosheids- en langdurige zorgverzekering (Beitrag zur Krankenversicherung, Rente, Arbeitslosigkeit, Arbeitsunfähigkeit)

• Bijdragen U1, U2, U3 (Arbeitsunfähigkeit, Mutterschaft, Insolvenzgeld)

Zelfs als je nog geen geregistreerde GmbH in Duitsland hebt, ben je verplicht om sommige van deze heffingen te betalen. Sommige heffingen worden ingehouden op het brutoloon van de werknemer. Andere delen, zoals sociale premies, worden voor de helft door de werkgever betaald en moeten in de begroting worden opgenomen. Nederlandse bedrijven worden vaak verrast door deze extra kosten. Begroot daarom ongeveer 20-25% van het brutosalaris als extra kosten. Met zoveel verschillende kosten bij verschillende instanties is het handig om met een Duitse Steuerberater (fiscalist, accountant) in zee te gaan.

Een GmbH oprichten

Als je op lange termijn succesvol wilt zijn in Duitsland, kun je niet om de oprichting van een GmbH heen. Deze stap is vaak handig, maar niet per se noodzakelijk om je eerste stappen te zetten. Je kan ook zonder GmbH in Duitsland opereren.

Aan de andere kant heeft een GmbH wel duidelijke voordelen, bijvoorbeeld dat je volledige controle over alle stappen in Duitsland hebt. Dit betekent dat je klantencontracten in naam van de GmbH kunt opstellen en dat je ook officieel bent ingeschreven in het Duitse handelsregister. Dit maakt veel stappen makkelijker voor je, zoals het opstellen van arbeidscontracten, huurovereenkomsten, telefooncontracten of autoleasing. Bovendien versterkt een GmbH ook je positie op de Duitse markt, omdat je aanwezigheid en betrokkenheid laat zien. Dit vergroot het vertrouwen van Duitse klanten en werknemers.

Het oprichten van een GmbH is niet gratis. Direct bij de oprichting dient een startkapitaal gestort te worden. Daarnaast zijn er nog kosten voor de notaris, de accountant, voor de inschrijving in het handelsregister en de aanmelding bij de Kamer van Koophandel. Ook na de oprichting van het bedrijf komen er nog kosten bij, zoals voor de boekhouding, loonadministratie en het opstellen van de jaarrekening.

Werkgeversregistratie en Duits payrollkantoor

Als je (voorlopig) geen GmbH wilt oprichten, moet je je alsnog als werkgever in Duitsland registreren. Omdat je geen vaste inrichting – zoals een kantoor, showroom of filiaal – in Duitsland hebt, kan dit als “buitenlandse werkgever zonder vestiging in Duitsland”. Zo kun je de werknemer via de Nederlandse BV in dienst nemen, terwijl je in Duitsland belasting afdraagt. Voor deze registratie doorloop je de volgende stappen:

• Registratie als werkgever bij de Belastingdienst.

• Bedrijfsnummer aanvragen bij de Bundesagentur für Arbeit.

• Een ziekenfonds selecteren voor de werknemer.

• Samenwerken met een salariskantoor of belastingadviseur in Duitsland.

  
  

De belastingadviseur ondersteunt je niet alleen bij de belangrijkste financiële zaken, maar zorgt er ook voor dat alle belastingen correct worden betaald. Dit bespaart je de bureaucratische rompslomp van het Duitse belastingsysteem en beschermt je tegen fouten en mogelijke boetes. Het grote voordeel van deze oplossing is dat je volledige controle houdt over de arbeidsrelatie zonder dat je eerst een investering hoeft te doen om een GmbH op te richten. Dit is de ideale oplossing voor bedrijven die net beginnen op de Duitse markt.

Employer of Record

De derde en meest ‘nieuwerwetse’ oplossing is een samenwerking met een employer of record. Deze bedrijven hebben zich gespecialiseerd in het faciliteren van ongecompliceerde arbeidsrelaties in meerdere landen. Hiervoor hebben ze entiteiten opgezet in de betreffende landen en treden ze op als inlener. Dit betekent dat de werknemer in dienst is van het partnerbedrijf en aan jou wordt “uitgeleend”. De EOR zorgt voor alle wettelijke verplichtingen en het opstellen van de arbeidsovereenkomst. Dit betekent weinig administratief werk voor jou en de werknemer kan snel worden aangenomen.

Het grote nadeel van deze oplossing is dat de werknemer niet officieel in dienst is van jouw bedrijf, maar alleen wordt uitgeleend. Je hebt dus niet de volledige controle over de arbeidsrelatie en moet alle wijzigingen en aanpassingen via de EOR verwerken. Daarnaast valt de werknemer officieel onder de ontslagbeschermingswet (Kündigungsschutzgesetz), wat het voor jou moeilijker maakt om werknemers te ontslaan. Als het aantal werknemers minder dan 10 fte's is en ze rechtstreeks in dienst zijn van jouw bedrijf, heb je dit probleem niet. Een doorslaggevende kostenfactor voor jou is de marge die de EOR in rekening brengt voor zijn diensten. Deze kosten bedragen vaak 10-20% van het brutoloon (exclusief belastingen).

Conclusie

Alle genoemde punten hebben voor- en nadelen. Uit onze jarenlange ervaring blijkt echter dat het werken met een Employer of Record vaak ingewikkelder is dan verwacht. Omdat standaardcontracten worden gebruikt, duren aanpassingen en speciale verzoeken, zoals een bonusregeling, langer dan verwacht. De doorslaggevende factor is echter de indruk die op de werknemer wordt gemaakt. De term “Leiharbeit” heeft in Duitsland een zeer slechte reputatie en schrikt veel kandidaten af. En in een markt waarin de beste kandidaten het voor het uitkiezen hebben, is dit niet handig voor het Nederlandse bedrijf.

Bovendien zijn de kosten per werknemer bij een EOR doorgaans aanzienlijk hoger dan bij de andere twee opties. Waar het oprichten van een GmbH of het registreren als werkgever vooral eenmalige investeringen vergt, werken EOR’s vaak met abonnementsmodellen per werknemer. Op de lange termijn betaal je daardoor meer en heb je minder grip op de arbeidsrelatie.

Wat wij aanraden

We raden daarom aan om samen te werken met een Duitse belastingadviseur. Zij kunnen je ondersteunen bij al je vragen en zorgen ook dat alle belastingen van je bedrijf op tijd worden betaald. Je kunt de werknemer via een Duits arbeidscontract bij de Nederlandse BV in dienst nemen, zonder risico op schijnzelfstandigheid. Zo behoud je de volledige controle over je personeel.

Als je je Duitse bedrijf uitbreidt en het aantal werknemers meer dan 3-4 fte's bedraagt, raden we je aan een GmbH op te richten. Dit is de laatste stap om een volwaardige speler op de Duitse markt te worden. Het vereenvoudigt een groot aantal stappen (leaseauto, huurcontract, telefoonabonnement) en geeft aan dat jouw bedrijf zich voor de lange termijn wil committeren aan de Duitse markt. 

Heb je vragen over het oprichten van een Duitse GmbH, over arbeidscontracten voor je Duitse medewerkers? Of ben je op zoek naar personeel in Duitsland? Neem dan contact op met Gateway to Germany!