Wil je je weg banen door de Duitse zakenwereld zonder een faux pas de maken? Onze recruitment experts van Gateway to Germany hebben de belangrijkste do’s and dont’s op een rij gezet. Zakelijke etiquette in Duitsland is van groot belang en speelt een cruciale rol in het opbouwen van succesvolle professionele relaties. Duitsland staat bekend om zijn formele en gestructureerde zakelijke omgeving, waarin respect voor hiërarchie, punctualiteit en professionaliteit centraal staan. Hieronder volgt een overzicht van enkele belangrijke aspecten van de zakelijke etiquette in Duitsland.
Zakelijke etiquette in Duitsland: 10 essentiële tips om rekening mee te houden
1. Formaliteit en titulatuur
Het is gebruikelijk om elkaar met de juiste titel zoals ‘Herr’ (Meneer) of ‘Frau’ (Mevrouw) aan te spreken, gevolgd door de achternaam aan te spreken, tenzij anders aangegeven. Wanneer iemand zich voorstelt met een academische titel, spreek hem of haar dan aan met deze titel. Duitsers vinden dit soms wel belangrijk en hebben respect voor academische prestaties en de bijhorende status. Bij twijfel is het beter om te formeel te zijn dan te informeel. In sectoren waar veel jongeren werken (b.v. start-up’s of creative industrie) zijn er wel lossere omgangsvormen.
2. Handdruk
Een stevige handdruk bij begroeting is gebruikelijk en wordt gewaardeerd als teken van zelfvertrouwen en respect. Zorg ervoor dat uw handdruk niet te zwak of te krachtig is.
3. Punctualiteit
Duitsers hechten veel waarde aan punctualiteit. Het is van essentieel belang om op tijd te komen voor afspraken, vergaderingen en andere zakelijke bijeenkomsten. Te laat komen wordt als onprofessioneel beschouwd. Op tijd zijn betekent 5 minuten eerder aanwezig zijn, zodat men op men pünktlich kan beginnen.
4. Zakelijke Kleding
Kleed u conservatief en formeel, vooral voor zakelijke bijeenkomsten. Pakken zijn gebruikelijk voor zowel mannen als vrouwen. Vermijd overdreven opvallende kleding of accessoires, en zorg ervoor dat uw kleding schoon, goed gestreken en goed passend is.
5. Goed voorbereid en deskundig
Voorbereiding is essentieel voor vergaderingen, presentaties of onderhandelingen. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de agenda en neem eventuele relevante documentatie idealiter in het Duits mee, zoals b.v. technische specificaties bij de verkoop van technische producten. Duitsers hebben een voorkeur voor “Fachwissen” oftewel deskundigheid – een fantastische presentatie waarin alleen concepten worden voorgesteld, maar niet gründlich wordt ingegaan op de specificaties, zal weinig effect hebben. Ook op commercieel vlak is dit verschil duidelijk. Commercieel zijn in Duitsland heeft een andere betekenis dan in Nederland. De helikopterview en de ‘het komt wel goed’-houding zal de Nederlandse verkoper, als hij in Duitsland voet aan de grond wil krijgen, moeten inwisselen voor een gedegen voorbereiding en het laten zien van vakkennis.
6. Communicatiestijl
Duitsers communiceren over het algemeen direct en op een zakelijke manier. Kom snel met een sterk voorstel. Duitsers vinden het belangrijk direct met een expert aan tafel te zitten voor alle technische of juridische details. Ga pas over op een informeel onderwerp aan het eind van de bijeenkomst, als er tijd over is. Over het onderwerp “humor in een zakelijke context“ lees je hier meer.
7. Beslissingen
Het nemen van een beslissing kan in Duitsland langer duren dan in Nederland, omdat alle details ertoe doen en besproken worden. Duitsers nemen belangrijke beslissingen niet spontaan. Accepteer dit en oefen vooral geen druk uit. Duitsers gaan voor zekerheid. Maar als de zakenrelatie eenmaal goed is, dan is dit meestal voor de lange termijn.
8. Regionale verschillen
Op zakelijk gebied zijn er regionale verschillen binnen Duitsland die van invloed kunnen zijn op de manier waarop bedrijven opereren en zakendoen. Het begrijpen van deze regionale verschillen is essentieel voor bedrijven die zaken willen doen in Duitsland, omdat het hen kan helpen om zich aan te passen aan lokale zakelijke praktijken, marktdynamiek en culturele normen binnen verschillende regio’s.
Sommige regio’s hebben zich bijvoorbeeld gespecialiseerd in bepaalde industrieën, andere regio’s hebben sterke ecosystemen voor innovatie en onderzoek, vaak geconcentreerd rond universiteiten en onderzoeksinstellingen. Maar er kunnen ook regionale verschillen zijn in de arbeidsmarkt en werkethiek.
9. Relaties opbouwen
Het opbouwen van persoonlijke relaties is belangrijk in de Duitse zakelijke cultuur. Neem de tijd om elkaar te leren kennen buiten de formele setting, zoals tijdens lunches of informele bijeenkomsten. Het geven van kleine geschenken als blijk van waardering wordt gewaardeerd, maar overdrij het niet. Zorg ervoor dat de geschenken van goede kwaliteit zijn en passen bij de zakelijke context.
10. „Sprechen Sie Deutsch?“
Bij het zakendoen is de voertaal vaak Duits en niet Engels. Dit geldt vooral bij het traditionele midden- en kleinbedrijf. Het wordt gewaardeerd als er Duits gesproken wordt. Duitsers zijn op hun beurt perfectionistisch. Ze zijn daarom soms terughoudend met Engels spreken.
Kortom, het naleven van de zakelijke etiquette in Duitsland is essentieel voor het opbouwen van succesvolle zakelijke relaties. Door respect te tonen voor de cultuur en gebruiken van het land, kunt u uw professionele reputatie versterken en effectief zakendoen in Duitsland.
Heb je hulp nodig bij recruitment in Duitsland? Gateway to Germany ondersteunt Nederlandse opdrachtgevers bij de werving en selectie in Duitsland al sinds 20 jaar en volgt de ontwikkelingen op de Duitse arbeidsmarkt op de voet.