5 stappen naar een succesvolle werving en soepele indiensttreding

Gefeliciteerd! Je hebt een geschikte medewerker voor jouw bedrijf in Duitsland gevonden. De medewerker in spé is enthousiast en wil graag voor jou aan de slag gaan. Wat zijn nu de volgende stappen om van overeenstemming tot indiensttreding te komen?

Stap 1: De aanbieding

In Duitsland is het gebruikelijk om binnen enkele dagen na de toezegging de kandidaat een aanbieding te doen, waarin de belangrijkste punten uit de arbeidsovereenkomst komen te staan. Denk aan het soort contract, salaris, vakantiedagen en praktische dingen zoals het leasebudget en privégebruik van de auto van de zaak. De aanbieding kan gewoon via e-mail verzonden worden. 

Het is het meest persoonlijke als dit rechtstreeks van de Hiring Manager of HR aan de toekomstige medewerker wordt verzonden. Het is goed als de aanbieding al zo compleet mogelijk alle punten uit de arbeidsovereenkomst inhoudt, maar nog niet alle details hoeven hierin genoemd te worden.

Stap 2: De arbeidsovereenkomst

Zodra de medewerker akkoord is met je aanbieding, wordt de arbeidsovereenkomst opgesteld.

Er zijn een paar punten die echt belangrijk zijn om te weten voor het arbeidscontract:

• Het is belangrijk dat de werknemer een Duitse arbeidsovereenkomst krijgt in overeenstemming met de Duitse wet. Dit is het meest wenselijk voor de kandidaat, maar ook voordelig voor jou als werkgever. Het Duitse arbeidsrecht is tenslotte erg werkgeversvriendelijk.

• Het is gebruikelijk om de kandidaat een arbeidscontract voor onbepaalde tijd aan te bieden. Dit is de standaard in Duitsland en geeft de werknemer een stukje zekerheid.

• In tegenstelling tot Nederland is het gebruikelijk om (binnen het contract voor onbepaalde tijd) een proeftijd van 6 maanden aan te bieden.

Stap 3: Bied je een Duits of Nederlands contract aan?

De vraag is dan voor welke entiteit de werknemer gaat werken. Het is mogelijk om de nieuwe werknemer in dienst te nemen bij de BV of je kunt besluiten om een GmbH op te richten.

Het oprichten van een GmbH heeft een aantal voordelen, waaronder financiële voordelen zoals lagere btw-tarieven in Duitsland of het leasen van een auto. Een ander voordeel is de extra flexibiliteit bij het aannemen of ontslaan van personeel. Als de GmbH minder dan 10 medewerkers heeft, is er geen ontslagbescherming en is het makkelijk om (binnen de opzegtermijn) afscheid te nemen. Het nadeel van een GmbH zijn de financiële lasten, bijvoorbeeld voor de oprichting zelf en het opstellen van de jaarrekening, maar ook de complexiteit van de GmbH en de benodigde basiskennis van de lokale wet- en regelgeving. 

Werkt een Duitse medewerker in Duitsland voor de Nederlandse BV, dan heeft dat ook nadelen voor de medewerker, die zijn eigen loonbelasting zelf aan de belastingdienst moet afdragen.

Kortom, een belangrijk onderwerp om je te laten adviseren door een specialist en een goede keuze te maken die passend is bij de ambities van je bedrijf.

Stap 4: Auto van de zaak

De tijd tussen het tekenen van het arbeidscontract en de start van de nieuwe werknemer is ook een goed moment om alvast het onderwerp ‘auto van de zaak’ te regelen. 

Afhankelijk van of de medewerker in dienst gaat bij de Nederlandse BV of de Duitse GmbH heb je verschillende manieren om een auto te leasen. Is je medewerker in dienst bij de BV, dan kan je voor crossborder-leasing kiezen. Bij bedrijven zoals Direct Lease International kun je als buitenlands bedrijf een auto in Duitsland met een Duits kenteken leasen. Dit is over het algemeen wel prijziger dan leasen als GmbH.

Heb je een GmbH opgericht, dan is het eenvoudiger om als Duits bedrijf een auto te leasen bij een (Duitse) leasemaatschappij naar keuze.

Stap 5: Keep in touch

Tussen het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst en de officiële start bij je bedrijf kunnen weken, maar vaak ook 3 tot 6 maanden (voor hogere functies) voorbijgaan. In deze periode is het zeer belangrijk om goed contact te onderhouden met de toekomstige medewerker en hem of haar voor teamuitjes uit te nodigen en hierdoor een vliegende start mogelijk te maken.

Wil je weten hoe je onboarding slim aanpakt? Je leest het in onze blog: https://www.gatewaytogermany.nl/post/onboarding-medewerkers-in-duitsland?